Por qué nos gustan las listas de tareas

Todos hemos utilizado las listas de tareas alguna vez, y para algunas personas son uno de los mejores inventos en productividad. Las listas de tareas son sencillas y accesibles. Podemos crear una lista de tareas en cualquier sitio, en cualquier momento. Tan sólo necesitamos papel y bolígrafo, y un simple post-it o una servilleta nos puede resultar suficientes. Si preferimos lo electrónico, también hay innumerables aplicaciones disponibles para crear listas de tareas en el teléfono o en el ordenador.

Las listas de tareas proporcionan sensación de control. En el momento en el que tenemos escrito todo lo que hemos de hacer, creemos que estamos ya más cerca de cumplirlo. Ahora lo siguiente es ir haciendo tareas e irlas tachando de la lista. ¿No es genial tachar tareas cumplidas en una lista? De hecho, ¿alguna vez has escrito una tarea en una lista que ya habías cumplido o que te llevaba apenas un minuto cumplirla, sólo para disfrutar del placer de tacharla?

Por si fuera poco, las listas de tareas nos permiten múltiples posibilidades de organización. Podemos incluir colores, números, prioridades, fechas; podemos reordenar las tareas, añadir banderitas de colores, ¡hay tantas posibilidades!

Dónde fallan las listas de tareas

Decía Steven Covey en su celebérrimo libro “Los 7 habitos de la gente altamente efectiva” que las notas y las listas de tareas pertenecen a la ya antigua primera generación de herramientas de gestión del tiempo, y que suponían “un esfuerzo por dar una apariencia de reconocimiento e inclusión a las muchas demandas que se plantean a nuestro tiempo y energía.”

Pese a que nos gustan las listas de tareas,  sus características, junto con el hecho de que nadie nos ha explicado cómo utilizarlas bien, hacen difícil su utilización como herramienta clave para mejorar nuestra efectividad. Veamos por qué.

La primera limitación, y las más importante, es que las listas de tareas no suelen reflejar nuestras prioridades verdaderas a medio/largo plazo. Una lista de tareas típica puede incluir elementos como: “hacer la compra”, “devolver la llamada a María”, “enviar la nota de gastos” o “leer un artículo interesante”. El enfoque en una lista de tareas está en el corto plazo. ¿Qué tengo en la cabeza que debería de hacer hoy/esta semana?

Por su propia naturaleza, y por cómo las utilizamos, las listas de tareas suelen llevar a la miopía, a que no pensemos más allá del corto plazo, lo inmediato, lo urgente, lo específico para ya. ¿Dónde están tus verdaderas prioridades en una lista de tareas? ¿Dónde están tus actividades de mayor impacto, como pueden ser las relacionadas con conseguir nuevos clientes, hacer coaching a tu equipo, pensar en la estrategia de tu unidad o avanzar tu tesis doctoral? Cuando creamos una lista de tareas nos centramos en aquello que ocupa nuestra mente en el momento actual, en aquéllo que es urgente. En cambio frecuentemente olvidamos incluir aquéllo que puede tener un verdadero impacto, establecer una diferencia en lo que conseguimos, en nuestras vidas. Cuando trabajamos en base a listas de tareas, cometemos los mismos errores que en nuestro trabajo diario, no pensar nuestras prioridades, en lo importante, sino en lo urgente.

Una segunda limitación de las listas de tareas es que a menudo no reflejan nuestras prioridades, sino las de otras personas. Muy a menudo escribimos lo que otros demandan de nosotros, como responder cierto email, asisitir a cierta reunión, enviar cierta información. Sin embargo, el centrarnos nuestro valioso tiempo en este tipo de tareas no es lo que nos lleva a alcanzar un impacto importante, no nos acerca a conseguir nuestros sueños, no nos lleva a transformar nuestro trabajo, nuestro equipo, nuestra organización. No nos lleva a una vida mejor y más plena. Cada uno de nosotros deberíamos definir nuestras prioridades, aquéllo sobre lo que podemos aportar un mayor impacto y actuar sobre ellas como lo primero y más importante. Y sólo después de que hemos asegurado que servimos nuestras prioridades, realizar otras tareas. Tu prioridad puede ser desarrollar a las personas de tu equipo para que estén más satisfechas y aporten más en su trabajo, desarrollar una idea genial y convertirla en un nuevo producto, o escribir un libro que va a ayudar a otros a mejorar su vida. Tu prioridad te acerca a tus sueños, y ninguno de ellos suele estar en una lista de tareas,

Una tercera limitación es que las listas de tareas parecen decir, de alguna manera, que todo lo que hay debe de ser hecho, y que todo importa lo mismo. La amplitud y variedad de tareas es enorme, desde realizar un proyecto clave hasta comprar una camisa. Algunas tareas llevan meses, otras segundos. Sin embargo cada tarea ocupa lo mismo, una simple línea, y la satisfacción de tachar cada tarea cumplida es semejante. Naturalmente, esto nos lleva a enfocarnos en las tareas más sencillas, de resultado a corto plazo, y a menudo de menor impacto. En este ejemplo podríamos empezar por comprar la camisa, y seguir con 3-4 tareas también simples y de resultado inmediato. Sin embargo, avanzar en nuestro proyecto clave, una tarea con mayores demandas de energía y atención y alto riesgo de procrastinación, posiblemente se quede para otro momento.

En este sentido las listas de tareas nos inducen a procrastinar, dejando las actividades de mayor importancia y complejidad para más tarde. Tener tareas sencillas que podemos realizar de forma rápida, y en general de poco valor, que podemos completar en minutos y tachar, es demasiado tentador para que no lo hagamos, particularmente cuando están compitiendo con tareas poco definidas, largas y complejas, que pueden proporcionar un valor mucho mayor, pero que son mucho más exigentes. Al final terminamos tomando el camino fácil. En algún momento tenemos tachadas la mitad de las tareas de nuestra lista y nos sentimos mejor, a pesar de haber empleado tiempo en actividades de bajo valor que no son prioritarias para nosotros, en lugar de en aquéllas que nos acercan a nuestros sueños.

Una cuarta limitación es que, para empeorar las cosas, las listas de tareas suelen carecer de «aterrizaje» para las actividades más complejas (y habitualmente más importantes). Cuando tienes la opción, por un lado, de escribir un documento difícil e importante que no sabes cómo empezar y, por otro lado, de simplemente leer y responder algunos correos electrónicos de tus colegas, ¿qué haces? Si el documento no es urgente, es difícil que hagas lo más importante primero. Afrontar una tarea compleja y poco definida necesita mucha mayor energía y fuerza de voluntad, y nuestro cerebro tiende a evitarla. Si nuestra tarea es nada menos que «escribir la tesis doctoral», su definición es demasiado poco concreta como para siquiera empezar.

Una quinta limitación es que las listas de tareas no incluyen el tiempo necesario para completar las actividades. Esto es más importante de lo que parece. Tu recurso limitado es tu tiempo, no las cosas que tienes que o puedes hacer. Cuando no reflejas el tiempo para tus tareas, no tienes conciencia de cómo de realista es cumplirlas, y no sabes qué puedes aspirar a completar en un tiempo determinado. A menudo nuestras listas de tareas contienen elementos que exceden con creces el tiempo que tenemos disponible.

Finalmente, las listas de tareas contienen lo que yo llamo «Moiseses». ¿Qué son los Moiseses? Tareas que hemos ido arrastrando en nuestras listas de tareas durante mucho tiempo, a veces 3 meses, a veces 6 meses, a veces 1 año completo, sin que se hayamos actuado sobre ellas. Estas tareas pueden ser de baja prioridad, y tal vez deberíamos quitarlas directamente. Lo que es más preocupante, otras veces estos temas son muy importantes pero no urgentes, y los postergamos una y otra vez.

¿Se pueden compensar estos importantes inconvenientes de las listas de tareas para seguir utilizándolas? Ciertamente sí, la mayoría de ellos, pero requieren de tal uso intencional de las listas de tareas y de tales esfuerzos conscientes para compensar el número de sesgos involucrados, que no creo que valga la pena. Sobre todo teniendo en cuenta que hay maneras mucho mejores de administrar tu tiempo para la eficacia.

Conceptos clave:

• Las listas de tareas nos atraen por su sencillez, accesibilidad y flexibilidad, sin embargo presentan carencias importantes que limitan su utilidad para utilizar nuestro tiempo de manera más efectiva y alcanzar nuestros sueños
• Las listas de tareas nos incitan a enfocarnos en el corto plazo, en tareas urgentes o sencillas olvidando nuestras prioridades y objetivos a medio/largo plazo

¿Qué pasaría si…

• …utilizaras tu calendario para organizar las actividades esenciales que tienes que realizar para alcanzar tus objetivos?