Imagina que trabajas como gerente en una compañía. Una de tus tareas consiste en completar un informe mensual sobre la situación de tu negocio. La elaboración de este informe es un trabajo laborioso, y consume unas 20 horas de tu tiempo, en el que necesitas además incluir información que procede de varias fuentes. Ahora imagina que aprendes una serie de técnicas de productividad y eres capaz de elaborar ese informe en 15 horas en lugar de las 20 horas que tardabas antes, manteniendo la misma calidad. Esto supone una mejora de la productividad notable, de un 25%. Esto implica que al año se liberan de esta tarea nada menos que unas 60 horas para dedicar a otros asuntos. Bastante impresionante, ¿no? Estás muy orgullosa de tus mejoras y se lo comentas a tus compañeros.

A los pocos días uno de tus colaboradores, Juan, ha conseguido otra mejora importante. Una de sus tareas es responder a preguntas sobre un determinado tema formuladas por otros departamentos de la compañía, la mayoría de las veces por email. Juan solía poder responder 25 preguntas al día. Después de revisar y mejorar su manera de trabajar, ahora consigue resolver 40 preguntas al día. ¡Se trata nada menos que de un 60% de mejora en la productividad! En la reunión de departamento no puedes por menos que elogiar a Juan por sus avances, además de darle visibilidad a este logro a tu propio jefe.

De manera similar, otro día vas a la cafetería de tu oficina, y te encuentras a tu colega Raquel. Está de buen humor y bastante habladora. Te dice que está encantada. Solía acumular cientos de emails en su bandeja de entrada, muchos de ellos sin leer. Hace un mes dedicó un viernes entero a limpiar su bandeja de entrada, y desde entonces ¡ha conseguido mantener su bandeja de entrada a cero al final de cada día! Solía revisar y procesar 60 emails al día, ahora procesa 80 emails al día como media. ¡Otra mejora de la productividad! Le das la enhorabuena y le comentas que vas a intentar hacer lo mismo que ha hecho.

Pero ¡espera! No tan rápido. Estos son tres ejemplos de notables mejora en la productividad. Hablamos de mejora de productividad cuando conseguimos más con los mismos recursos (tiempo en este caso) o cuando conseguimos lo mismo con menos recursos. Sin embargo estas mejoras de la productividad no se traducen necesariamente en una mejora de la efectividad, de hecho lo más probable es que no se traduzcan en estos tres casos. Para aclararlo vamos a revisar el concepto de efectividad.

Efectividad, según la definición de Peter Drucker es “Getting the right things done”, que podríamos traducir como Conseguir hacer las cosas correctas. Esta definición tan concisa como importante tiene a su vez dos partes, primero seleccionar cuáles son las cosas correctas para cada uno de nosotros. La segunda parte es hacer que consigamos llevarlas a cabo.

El determinar las cosas correctas para ti no debe partir de tus tareas actuales. Debe partir de cuáles son tus prioridades. Si para ti, en el ejemplo actual, tus prioridades son, por ejemplo, desarrollar nuevos servicios de alto valor añadido y desarrollar a tu equipo, lo que debes plantearte es si el mejor uso de tu tiempo es dedicar al año 20 horas x 12 meses = 240 horas a ese informe, que no parece alineado con tus prioridades. Y debes planteártelo seriamente, porque si lo analizas descubrirás que probablemente no dedicas 240 horas al año en total ni a desarrollar nuevos servicios ni a desarrollar a tu equipo. Este desalineamiento entre prioridades y dedicación del tiempo es desgraciadamente muy común.

La solución es clara. No empieces pensando en productividad. Empieza pensando en efectividad. Empieza por entender cuáles son las prioridades para tu trabajo, aquéllo en la que puedes aportar un mayor valor. Las prioridades son pocas (entre una y tres), claras, bien definidas. Las prioridades incluyen aspectos que sólo tú puedes hacer, y en los que tu aportación de experiencia, conocimiento, liderazgo y capacidades está en su punto más alto.

Entonces empieza a organizar tu trabajo alrededor de tus prioridades, no alrededor de tus tareas. Si así lo haces descubrirás que, en poco tiempo, el impacto de tu trabajo, aquello para lo que te contrataron y te pagan, se multiplicará, y de esa manera lo hará el valor para la compañía y para ti mismo. Y eso a pesar de que no dejes la bandeja de entrada a cero, ni respondas más preguntas, ni elabores informes que posiblemente nadie lee en cualquier caso.

Conceptos clave

• Enfócate en tu prioridad, aquello que puedes realizar que tiene un mayor impacto sobre tu equipo y empresa, no en tus tareas muchas de las cuáles son de bajo valor
• Piensa en efectividad (conseguir hacer las cosas correctas) antes que en productividad (conseguir más con menos recursos). Elige primero a qué tienes que dedicar tu tiempo. Luego piensa en cómo hacer que esa dedicación sea más productiva.

¿Qué pasaría si…

• …pensaras cuál es tu mayor prioridad de este año y dedicaras dos semanas de tu tiempo en su mayoría a avanzar de manera decidida en esa prioridad?